КГД и проверки: какие документы держать селлеру Kaspi

Проверка КГД редко начинается с «покажите красивый склад». Обычно просят первичку: как считали оборот, откуда закуп, куда делись деньги с Kaspi Pay. Если договоры в одном мессенджере, накладные в другом, а выписка «потом скачаю» - ночь перед ответом вы уже проиграли.

Документы селлера Kaspi: минимальная папка

• Регистрация ИП или ТОО, ЭЦП, доступы в кабинет налогоплательщика.
• Выписки Kaspi Pay и банка по месяцам.
• Входящие ЭСФ от Kaspi и ваши исходящие, если они есть - как жить с ЭСФ.
• Накладные и оплаты поставщикам - хотя бы на хиты, не только на «что вспомнили».
• Своды выдач и возвратов, которыми вы сами пользуетесь в учёте.

Печатать все заказы кабинета заранее не нужно. Печатайте то, что просят в конкретном требовании. Выгрузки и выписки обычно закрывают оборот. Скрин «продаж» из приложения - не документ.

Папка = месяц. Январь, февраль, март - три архива, не одна куча «всё за год». Так же вы и закрываете месяц: выписка рядом со сводом, а не через три чата.

Что обычно всплывает

• Закуп наличными без бумаг при живой витрине: оборот Kaspi большой, подтверждённого товара нет - вопрос, откуда чайники.
• Личный счёт и бизнес-счёт смешаны, переводы «себе» без назначения.
• Декларация не бьётся с выпиской Pay даже грубо. Как не сложить Pay и банк в два дохода - не задвоить налог.

Не подделывайте накладные задним числом. Это уже не «навести порядок». Лучше честно закрыть дыру с бухгалтером. Поставщик без документов = ограниченный объём, не весь ассортимент «потом приложим WhatsApp».

Переписку с поставщиком могут спросить как обоснование закупа. Чем чище накладные, тем меньше творчества в чатах. Чаты не замена первичке, но лучше чат, чем пустота и отредактированный Excel.

Как жить, чтобы проверка была скучной

1. Раз в месяц кладите выписку и свод в одну папку.
2. Поставщик без документов = ограниченный объём, не весь ассортимент.
3. Пароли кабинета не храните в общей таблице магазина.

«Продаём только в Алматы, а ИП в Таразе» оборот не прячет: витрина всеказахстанская, камералка идёт по регистрации и по данным ИС. География выдачи - не маскировка.

Если часть года торговали «как-нибудь», наведите порядок с текущей даты и закройте хвосты. Удалять выписки - худший ход. Типичные ошибки, из-за которых письмо приходит раньше папки, - штрафы и просрочки.

Час в конце месяца вместо ночи перед ответом

Последний рабочий день месяца. Скачали Pay. Скачали ЭСФ Kaspi. Выгрузили выдачи и закрытые возвраты. Положили накладные на закуп хитов. Подписали переводы: «вывод», «закуп», «налог». Архив назвали «2026-03», не «новое2_финал». Через полгода вы найдёте март за две минуты.

Хиты без бумаг не растите. Чайник, который лидирует в выдаче и куплен «наличкой у знакомого», на проверке звучит громче, чем десять чехлов с накладными. Либо ограничьте объём такого товара, либо смените поставщика. WhatsApp не замена первичке - максимум приложение к дыре, которую вы уже честно закрываете.

Требование пришло - не чистите чаты и не удаляйте выписки. Соберите папку, отдайте бухгалтеру, ответьте в срок. Инспектор не просит красивый склад. Он просит цепочку: откуда товар, куда деньги, как посчитали оборот. Если цепочка есть, проверка скучная. Если нет - ночь уже не поможет.

ЭЦП, пароли кабинета налогоплательщика и пароли Kaspi - не одна таблица на троих сборщиков. К проверке вас могут попросить доступ к кабинету налогоплательщика. К витрине доступ инспектору не раздавайте «на всякий случай». Разные двери.

Свод выдач, которым вы сами пользуетесь, должен совпадать с тем, что отдаёте бухгалтеру. Две правды - одна для цены, другая для отчёта - на проверке становятся третьей, чужой. Одна выгрузка, одна папка, одна история возвратов.

География не маскировка. Алматы на витрине и Тараз в регистрации не прячут оборот. Храните папку там, где её найдёте за час, не там, где «когда-нибудь в облаке».

Накладные на хиты важнее красивого логотипа на КП. Чайник, который кормит месяц, должен иметь закуп с датой и суммой. Чехол, который продали три раза, тоже. Остальной хвост ассортимента не оправдывает пустоту на топ-SKU.

Выписку Pay не обрезайте «лишние строки». Лишние строки как раз объясняют выводы и пополнения. Обрезанный PDF выглядит хуже полной выписки с понятными назначениями.

Если требование узкое - отвечайте на него, не присылайте всё за три года «на всякий случай». Если широкое - папка по месяцам. Не одна простыня Excel без дат.

Папка месяца живёт там, где вы её найдёте за час: облако с датами, не чат «файлы магазина». Инспектор не просит красоту. Просит цепочку закуп → выдача → деньги. Если цепочка собирается без паники, проверка скучная.

Не чистите чаты с поставщиком перед ответом. Лучше кривой чат, чем пустота. И не рисуйте накладные задним числом: это уже не папка, а отдельный риск. Нормы в первоисточнике: Налоговый кодекс РК на портале «Әділет». Перед отчётностью сверяйтесь с действующей редакцией или с бухгалтером.

Список выше - рабочая папка селлера, не официальный перечень под ваше требование. Что именно пришлют в запросе, решает инспектор.