Содержание статьи
Электронная счёт-фактура - документ в ИС ЭСФ, не PDF «для красоты». На Kaspi она приходит в двух ролях. Входящие: Kaspi выставляет счета за комиссию и доставку. Исходящие: вы пишете сами, если режим и покупатель уже требуют. Путать «мне прислали ЭСФ» с «я обязан выставлять каждую посылку в Караганду» не стоит.
Входящие и исходящие ЭСФ: не одно и то же
| Критерий | Входящие от Kaspi | Ваши исходящие |
|---|---|---|
| Откуда | Комиссия, доставка, услуги площадки | Вы - если уже обязаны |
| Кому нужны | Всем, у кого списывают услуги | Зависит от режима и покупателя |
| Что будет, если нет | Расход нечем закрыть на проверке | Риск по срокам выписки |
| Где искать | Кабинет / ИС ЭСФ | ИС ЭСФ на вашей ЭЦП |
Входящие ЭСФ от Kaspi
Комиссия и доставка часто идут как услуги. Сохраняйте выписки и ЭСФ: при проверке вопрос «откуда расход» закрывается документом, не скрином чата. По этим же счетам сверяют НДС 16% на услуги площадки.
Не нашли счёт за месяц - скачайте снова из кабинета или ИС. Цифры «на глаз» в Excel, будто документа не было, потом больно объяснять. Сверьте сумму услуг с Pay грубо: если расхождение дикое, ищите другой месяц или другой кабинет, не округляйте «ну почти».
Это их НДС на услугу, не ваша регистрация плательщиком. Храните счёт. Не ждите, что он зачтётся как входящий, если вы на СНР и не в том контуре.
Исходящие: не каждая выдача = счёт в Караганду
B2C на витрине для маленького ИП на СНР часто не выглядит как ЭСФ на каждую посылку. Обязанность зависит от режима, типа покупателя и порогов - их здесь нет, они обновляются. Если продаёте юрлицам оптом вне витрины, ЭСФ почти наверняка уже ежедневная реальность. Когда ваш НДС вообще включён - регистрация НДС продавца.
- Не обещайте ТОО-покупателю «счёт завтра», если не умеете выставить ЭСФ сегодня.
- Дата документа живёт рядом с датой операции, не с датой, когда вспомнили.
- Доступ в ИС ЭСФ - на ЭЦП руководителя, не на личный WhatsApp бухгалтера без договора.
Пачка в последний день месяца - риск опоздания. Сроки выписки установлены, точную дату в статье не фиксируем: откройте актуальную норму. Не копите «потом разом».
Папка месяца, а не стопка «потом разберём»
- Выписка Kaspi Pay.
- Входящие ЭСФ Kaspi.
- Ваши исходящие, если они есть.
- Свод выдач и возвратов, которым вы сами пользуетесь.
Это тот же контур, что закрытие месяца. К проверке такая папка собирается за час, не за ночь. Что ещё класть рядом - документы для КГД.
ЭЦП для витрины Kaspi - по правилам заявки партнёра. Для налогов и ЭСФ она на практике нужна, даже если магазин уже продаёт. Не отдавайте ключ «просто знакомому, он быстро выставит» без договора.
Как не обещать счёт и не потерять месяц
Опт вне витрины: ТОО пишет «нужен счёт сегодня». Если ЭЦП не ваша, ИС не открывается, бухгалтер в отпуске - не берите заказ. Просроченная исходящая ЭСФ дороже сорванной сделки. Сроки выписки смотрите в актуальной норме, не копите «пачкой в конце месяца».
Витрина B2C: не выставляйте ЭСФ «на всякий случай» на каждую выдачу в Караганду, если обязанности нет. И не говорите клиенту «нам никогда не нужна», если вы уже на НДС или продаёте юрлицу. Две ошибки зеркальные.
Раз в месяц: скачали входящие Kaspi, положили рядом с выпиской Pay, сверили грубо. Нет счёта - качаете снова, не рисуете строку. Исходящие, если они у вас есть, живут в той же папке по дате операции. К проверке это скучно. Скучно - хорошо.
ЭЦП храните как ключ от кассы, не как файл в общем чате магазина. Бухгалтер работает по договору и на вашей ЭЦП или по доверенности - как решите с ним, не «скинь пин в WhatsApp». Потерянный ключ и чужая выписка счетов хуже потерянной накладной.
Если Kaspi перевыставил услугу за прошлый месяц, не игнорируйте новую ЭСФ. Положите её в папку того месяца, к которому относится операция, и скажите бухгалтеру. «Потом разберёмся» по входящим счетам площадки - дыра в расходе на проверке.
Раз в квартал откройте ИС и проверьте, что входящие Kaspi не висят дырой. Раз в квартал спросите бухгалтера, нет ли исходящих, которые вы обещали ТОО и не выставили. Два коротких ритуала закрывают большую часть сюрпризов лучше, чем героическая ночь перед требованием.
PDF «счёта» из почты не заменяет ЭСФ в системе. Если клиент просит красивый файл - сначала документ в ИС, потом картинка. Наоборот нельзя.
Не обещайте счёт в чате, пока ИС не открывается с вашей ЭЦП. И не храните входящие Kaspi только в почте: почта теряется, папка месяца нет. Два правила закрывают исходящие и входящие без кодекса. Нормы в первоисточнике: Налоговый кодекс РК на портале «Әділет». Перед отчётностью сверяйтесь с действующей редакцией или с бухгалтером.
Перед фразой клиенту «нам ЭСФ не нужна» откройте актуальную норму или спросите бухгалтера. Этот абзац порог не фиксирует.
Нужна ли ЭЦП, чтобы продавать на Kaspi?
Для кабинета партнёра - по их правилам заявки. Для налогов и ЭСФ ЭЦП в Казахстане на практике нужна, даже если витрина уже работает.
Можно ли выставлять ЭСФ пачкой раз в месяц?
Сроки выписки установлены. Пачка в последний день - риск опоздания. Не копите.
Что если ЭСФ от Kaspi не нашли?
Скачайте повторно из кабинета или ИС. Не восстанавливайте цифры «на глаз».
